Plánovací systém a diár ADK v plnej výbave – ako ho používať efektívne

Používaním Plánovacieho systému ADK vstupujete medzi ľudí, ktorí premýšľajú o svojom živote, svojich cieľoch, a tým dokážu svôj život úspešne riadiť a prežívať v radosti a šťastí. Každý systém, aj ten najdokonalejšie vymyslený, je však vždy iba odrazom svojho užívateľa.

Veľkou výhodou Plánovacieho systému ADK je to, že je navrhnutý pre individuálne využitie. Dáva tak priestor pre individuálne štýly riadenia času, projektov, financií, stanovovania, evidencie a rekapitulácie priorít a cieľov. Nevnucuje užívateľovi jeden univerzálny štýl.

Týmto návodom Vám chceme ponúknuť niekoľko úvodných rád ako používať Plánovací systém ADK čo najefektívnejšie. Záleží na prístupe, ktorý zvolíte, rátajte však s tým, že na plánovanie, evidenciu a rekapituláciu Vašich cieľov a úloh na konci deň/týždeň budete potrebovať minimálne 10 minút týždenne.

Získate však nenahraditeľného pomocníka v každodennom živote, získate niekoľko hodín týždenne času naviac, vyhnete sa stresu, môžete sa venovať náročnejším úloham, môžete dosiahnúť rýchlejšie aj tie najnáročnejšie ciele. Podarí sa Vám odstrániť neužitočné zvyky, odbúrať „požieračov času“ s ktorými už dlho bojujete. V každom prípade si lepšie usporiadate svôj život. Budete spokojnejší.

PRVÝ KROK

Ste urobili tým, že ste otvorili svoje ADK , ktoré začíná červenou oblastí – plánovaním času.

Plánovanie času – tu sú k dispozícii týždenné a/alebo denné termínované formuláre. Týždenné slúžia k zaznamenaniu termínov na toto obdobie. Jednoducho si ich tam prenesiete priamym zápisom alebo z mesačného kalendára (máte ho nažavo). Pokiaľ máte aj denný rozvrh, postupne prenášajte konkrétne denné úlohy a termíny aj na denný formulár. Ak si dohodnete termín schôdzky, potom podľa jeho aktuálnosti si ho zapisujete do mesačného, týždenného alebo denného plánu. Vzdialenejšie plány mesačné alebo týždenné potom postupne upresňujete pri príprave na schôdzku čo do hodiny aj do obsahu a súvisiacich poznámok k danej téme. Eliminujete tak dohodnutie dvoch akcií na rovnaký čas. Svôj budúci čas vidíte okamžite na rozdiel od vyhladávacich systémov napr. s elektronickým kalendárom. Pýtate sa, ako sa dostanú všetky dôležité termíny do červenej časti? Pretože plánujete!

DRUHÝ KROK

Rozhodli ste sa pracovať s ADK ako plánovacím systémom, preto vstupujete do jeho ďalších častí.

Úlohy a činnosti – sú pre vašu prácu rozhodujúce. Majú symbol výkričníka. Sem si zapisujete informácie, ktoré potrebujete mať so sebou, projekty, úlohy a ich termíny, ktoré nesmiete zabudnúť. Môže mať množstvo individuálnych podôb. Modrú časť môžete použiť napr. na sledovanie Vašich výdajov a príjmov alebo dlhodobo sledovaných úloh. Modrá časť je úzko prepojená s časovou. Odtiaľ si prenášate termíny do mesačných alebo týždenných plánov. To je väčšia časť desiatich minút Vášho času každý týždeň, o ktorých je zmienka na začiatku. Modrá časť môže zahrnovať Vaše finančné plány a povinnosti, knihu jázd, dôležité dáta narodenín a spoločenských udalostí, ktoré se každoročne opakujú. Hneď po červenej časti by ste jej mali venovať časovo najdlhšiu pozornosť a naučiť sa s ňou pravidelne pracovať.

TRETÍ KROK

Je najdôležitejší. Z hľadiska Time Managementu novej generácie a z hľadiska Vašich očakávaných výsledkov. Už ste zvládli krátkodobé plánovánie – v rozsahu deň, týždeň či mesiac. Nie je nič dôležité, čo by ste nezverili papieru. Môžete ale urobiť viac, myslieť do budúcnosti. Využiť svojich silných stránok. Pracovať na svojich návykoch, zefektívňovať systematicky svoje činnosti.

Osobné plánovanie – je pre Váš život kľúčové a preto má v znaku kľúč. Je postavené na sebapoznaní a je oblasťou sebariadenia, preto má v znaku kormidlo. Jedná sa opäť o veľmi individuálnu oblasť. Dôležité je uvedomiť si, že ide o dlhodobý plán a oblasť priorít vychádzajúcich zo sebapoznania.

Na začiatku sa opýtajtesami seba:

• Kto som a aké mám prednosti?
• Aké životné úlohy zastávam v oblasti osobného života, vzťahov, rodiny a práce?
• Akú mám kondíciu a zdravotný stav?
• Čo by mali hovoriť ľudia o mne a aký by som si prial byť, aké vzťahy sú pre mňa prioritné?
• Ako chcem, aby môj život/práca/rodina/zdravie/a pod. vyzerali napr. za 15 rokov?
• Čo môžem a chcem zmeniť a ako

Predstavte si svoje priority a osobné úlohy a ako ich budete v svojom živote rozvíjať alebo si predstavte cieľový stav a od cieľového stavu postupujte spät do súčasnosti a plánujte, čo musíte urobiť za 5 rokov, za rok, tento mesiac, tento týždeň a práve dnes napr. preto, aby ste boli za 15 rokov zdraví/úspešní/spokojní. Najskôr si stanovte svoje priority a oblasti, potom v rámci nich jednotlivé stratégie – cesty alebo finálne ciele a kroky/úlohy k nim vedúce.

K osobnému plánovániu môžete využiť aj Myšlienkové mapy (sivá oblasť Poznámok). K svojim osobným prioritám priraďujte ciele, k cieľom potom konkrétne krátkodobé úlohy. Alebo tradične podľa Time Managementu III. generácie postupujte opačne, tj. najskôr k stanoveným cieľom priraďujte priority a ďalej potom rovnako aj konkrétne termínované úlohly a projekty

Nezabudnite, že všetko musí byť SMART, tj. špecifické, merateľné, akceptovateľné, reálne a termínované. Musia byť jednoznačne zrozumiteľné Vám a musia byť písomne zaevidované. Jedine tak môžete svoje úlohy vedúce k naplňovaniu cieľov kompetentne plánovať a riadiť. Vyhnete sa tak nielen rozčarovaniu zo seba samého, ale aj stresu. Predídete tým logickým rozporuplnostiam v čase a zlým odhadom náročnosti úloh a konfliktom priorít.

ŠTVRTÝ KROK

Je rozšírením krokov predchádzajúcich. Nie je príliš efektívne zaťažovať mozok informáciami, ktoré je možné ľahko evidovať na papieri. Preto máte sivú nie len mozgovú kôru, ale aj sivú oblasť.

Záznamník a blok – sú charakterizované ceruzkou a sú určené na poznámky a osobné grafické náčrtky a predovšetkým na kreatívny záznam myšlienok. Jednotlivé formuláre od milimetrového papieru, cez biely náčrtník až po linkované listy umožňujúce rad špecifických funkcií. Myšlienkové mapy podporujú dvojrozmerný záznam informácie a teda obrazovú pamäť, pomôžu vám aj v zelenej oblasti na záznam osobných priorít. V sivej oblasti rovnako vznikajú podklady a vlastné úlohy a termíny pre modrú časť, rovnako ako pre červenú.

KROK PIATY

Môže byť posledný. Tento krok môže nadväzovať na Vaše predchádzajúce iné spôsoby spracovania dát, môže byť nahradený alebo môže byť nasledovaný a doplnený o spracovanie informácií a dát v elektronickej podobe.

Databanka a adresár – symbolom je hlava alebo telefón. Je to Vaša databanka štandardizovaných znalostí a informácií v štrukturovanej forme, váš zoznam a adresár. Adresáre sú v dvoch podobách. Prvou je diár A-Z, ktorý je určený na uloženie dát na dlhodobé kontakty. Druhou podobou sú hnedé listy jednoduché alebo s predtlačenou osnovou. Tieto slúžia k uchovávaniu krátkodobých kontaktov. Pokiaľ sa potvrdí dôležitosť niektorého z nich, jednoducho sa prepíše do diára A-Z. Použité listy uložte do archívu, možno, že sa Vám budú niekedy v budúcnosti hodiť. Ako veľmi racionálna sa javí kombinácia so základným adresárom či štrukturovanými adresármi v elektronickej podobe.